17. העברת מידע על תלמידים - נה"ל תש"ף
(מעובד לפי הוראת הנהלה מספר 008- 18)
הוראה זו קובעת נוהל להעברת מידע ממאגר המידע של מנהל תלמידים, במגמה להגן על צנעת הפרט של התלמיד. תלמיד - כל מי שנרשם ו/או למד באוניברסיטה לתואר כלשהו או בכל תכנית מיוחדת.
17.1 כללי
17.1.1 כל בקשה לקבלת מידע על תלמידים מצד גוף באוניברסיטה או מחוץ לה, חייבת לפרט את זהות המבקש, הנתונים הנדרשים, מטרת הבקשה והשימוש שייעשה במידע.
17.1.2 כל גוף או אדם שקיבל מידע כאמור בהוראה זו, יתחייב להשתמש במידע זה רק לצורך המטרה אותה פירט בבקשה.
17.1.3 ראשי היחידות אחראים לכך שהוראות אלה יובאו לידיעת העובדים הנוגעים לעניין.
17.2 העברת מידע פרטני על התלמיד
17.2.1 לתלמיד או לבא כוחו
תלמיד יכול לקבל לפי דרישתו מידע אודותיו הנמצא במאגר. ניתן למסור את המידע גם לבא כוחו של התלמיד על סמך ייפוי-כוח.
17.2.2 לרשות אקדמית באוניברסיטה
רשויות אקדמיות באוניברסיטה וכן המזכירות האקדמית יכולות לקבל מידע על התלמיד, כשהדבר דרוש למילוי תפקידם.
17.2.3 לגוף מנהלי באוניברסיטה
גופים מנהליים באוניברסיטה יכולים לקבל מידע על התלמיד הכולל לכל היותר את שמו, כתובתו, שנה וחוג לימודיו. גופים מנהליים באוניברסיטה הזקוקים למידע על ציוני התלמיד בקבלת החלטות לגביו (מחלקת כוח אדם באגף משאבי אנוש, מדור סיוע, מדור לקבלת תלמידים, מעונות), יקבלו מידע זה רק אם התלמיד נתן לכך הרשאה בכתב. יחידות מבקר האוניברסיטה והביקורת הפנימית יהיו זכאים לקבל מידע מפורט, בהתאם לסמכויותיהם.
17.2.4 לפונים מחוץ לאוניברסיטה
לא יימסרו כל פרטים אודות תלמיד לאדם או לגוף כלשהו שמחוץ לאוניברסיטה (כולל אוניברסיטה אחרת, גוף ממשלתי, רשויות צה"ל וכיו"ב), אלא על סמך בקשה בכתב של התלמיד, פרט למסירת מידע המחויבת לפי החוק.
17.3 העברת מידע סטטיסטי של קבוצות תלמידים
17.3.1 לגורם בתוך האוניברסיטה
גופים בתוך האוניברסיטה: פקולטות, בתי-ספר, חוגים, יכולים לקבל נתונים סטטיסטיים אודות תלמידים הרשומים אצלם. גופים אחרים באוניברסיטה יכולים לקבל נתונים סטטיסטיים על כלל התלמידים רק באישור הרקטור או בא כוחו. מידע זה יימסר מבלי לזהות את התלמידים.
17.3.2 לאגודת הסטודנטים
נציגי אגודת הסטודנטים יכולים לקבל רשימות שמיות של התלמידים וכתובותיהם וכן נתונים סטטיסטיים על תלמידים לפי חלוקה לתחומי לימוד, לצורך פעילות הקשורה באגודת הסטודנטים.
17.3.3 לגופים מחוץ לאוניברסיטה
גופים שמחוץ לאוניברסיטה יכולים לקבל מידע סטטיסטי על תלמידים רק באישור הרקטור, או מי שהוסמך על ידו. אישורים כאלה יינתנו לכל בקשה בנפרד. מידע סטטיסטי שיימסר לגוף חיצוני, יהיה ללא שמות התלמידים ובאופן שלא ניתן יהיה לזהותם.
17.4 אחריות
מנהל המחלקה למנהל תלמידים, מנהל המחלקה למערכות מידע, מזכירים לענייני הוראה ומזכירים לענייני תלמידים בפקולטות/בתיה"ס וכל מי שמחזיק מידע על תלמידים, אחראים לביצוע הוראות אלה.
17.5 תשלום
אישור למסירת מידע יכול להיות מותנה בתשלום בעבור העבודה.
הפרק הקודם: 16. תלמידים מצטיינים